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随着协同产品在办公领域的广泛应用，办公自动化系统只是协同软件中的一部分，协同软件与OA在软件功能、应用理念等方面都有本质的差别，不能一概而论。
越来越多的企业发现了协同平台产品的重要性，独立的割裂的业务系统需要一个集成的应用平台，也需要一个统一的信息展现。在这样的需求催动下，出现了协同平台产品。基于金蝶自主研发的金蝶协同办公系统，构建基于J2EE架构的企业应用系统，可以满足企业在不同成长阶段、不同管理层次、不同应用区域的需求特点。
金蝶协同办公系统的应用框架如下：
金蝶协同办公系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求；
金蝶协同办公系统都基于J2EE架构搭建，员工可以完全基于浏览器界面，只需安装IE浏览器便可以使用所有功能，包括：企业门户管理、公文管理、工作流表单管理、知识管理、车辆管理、办公用品管理、互动沟通管理、个人办公管理等。
通过实施金蝶协同办公系统，可把日常业务、事务、协作等信息在公司的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，搭建一个覆盖全公司的自动化办公信息平台，实现移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为公司建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
金蝶协同软件协同信息门户是门户是协同的一个基础系统，是金蝶协同软件平台的操作入口，是金蝶协同软件数据展现的界面，是金蝶协同软件系统最为直观的应用部分。金蝶协同软件企业信息门户不同于信息门户在初始阶段的静态的网页形式，只是简单地将相关的信息发布在这些网页上。金蝶协同办公系统的信息门户不仅具有信息发布的功能，还构建了以协同服务、协同工具、协同应用的多层级、可灵活组合的协同应用模式，包括公文流转、业务审批、知识管理、工作管理、资源管理、协作沟通、数据交换等应用平台，全面满足客户对协同办公的关键应用。同时，支持与金蝶ERP产品的一体化应用和异构系统的整合应用，实现企业和政府的"信息协同、业务系统、系统协同"。
金蝶协同办公系统信息门户具有以下特征：
（一）、统一的信息访问渠道
金蝶协同办公系统信息门户通过将内部和外部各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体，使用户能够通过统一的渠道访问其所需的信息
（二）、个性化应用服务
个性化门户为每个协同办公系统用户提供自己的门户，实现用户真正的个人工作台。通过个性化门户，每个用户可以根据自己的角色和工作内容定义自己的工作台面，可以高效的在自己的门户上展开工作。
（三）、单点登录
单点登录技术是一种认证和授权机制，它允许用户只登录到系统上一次，而后授权访问其他连接的系统，无需再进行登录。
金蝶协同办公系统单点登录服务，实现从金蝶协同办公到其他业务应用系统和邮件系统的单点登录；即用户登录金蝶协同办公系统后，再从门户点击进入其他业务应用系统的时候，通过金蝶协同办公系统单点登录服务提供的身份映射机制，实现直接以相应用户身份进入应用系统而不再需要输入密码。
（四）、与应用系统的数据集成
组织单位在应用信息化系统时，一般会将协同办公系统作为登录的门户，同时其与企业内部其它已有的业务系统，以及将来选型的其它软件产品，都可能存在不同系统之间的交互接口。
金蝶协同办公系统信息发布平台，是信息资源共享的窗口，企业可以通过金蝶协同办公信息发布企业的新闻、企业发文信息、通知公告、企业简报、大事记、影册、各类证书等相关知识；可审核发布对外批露的信息，各类业务操作规程，业内监管政策法规等等，它使企业能够实时关联存储在企业内部和外部的各种信息和知识，使企业员工、客户和合作伙伴能够从单一的接触点访问其所需的个性化信息。
1、协同办公系统新闻中心是用于发布各类新闻的模块，新闻内容可以包括企业的内部新闻、外界媒体对企业的各种报道、业界新闻等。用户可以根据实际应用情况预先自定义新闻类型，各新闻起草员可将各自收集并整理的新闻，递交信息管理员，由其确认以后可直接发布至系统主页，以驱动方式供系统内所有用户进行浏览；
2、金蝶协同办公系统提供通知公告可按栏目进行信息管理和发布授权；是发布重要通知公告、政策法规、活动计划、会议通知、值班安排等公共信息的发布平台，而且信息栏目可定制、发布范围可定制、支持公告浏览统计、支持WORD表现方式；其所发布的信息可以面向所有员工。
根据我国企业及政府办公的特点，并以工作流为基础应用理念，可以管理公文中的发文、收文、签报、传阅等各种流程。针对不同的公文流程，提供了不同的处理动作，比如撰写、登记、流转、传阅、审批、归档等。结合系统提供的多单位应用功能，能够实现各组织单位之间公文的全电子化网络流转，真正实现用户单位公文处理的电子化、实时化要求。公文管理是用户单位内网核心业务平台，收文、发文、请示报告、领导督办、信访管理都可以通过公文管理平台实现。
公文流转包括了一下功能：发文拟稿、发文管理、收文登记、收文管理、公文附件管理、公文正文管理、待办公文、公文签批、公文传阅、公文归档、公文接收等。支持使用公文模板、保存为公文模板、保存个人正文、电子印章、手写签名、手工批示、痕迹保留等功能。
公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟稿、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑、协办、会签、跳转、退回、取回、公文打印、使用印章、使用手写签名、编辑文号、附件上传下载等处理。
（一）、收文管理
收文管理是实现公文传递在本单位、相关领导、有关部门的阅批处理的全过程。整个收文流程是通过计算机进行登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程，支持自动催办和手工催办
（二）、发文管理
发文管理主要是以用户单位或职能部门名义发出去的文件处理过程。整个发文流程是通过计算机进行起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，并且支持发文模版制定与调用、手写签名、全文批注、电子签名、电子签章等，并在流程中严格进行审批控制，只有相关领导审批通过，公文才可继续流转，并可在发文过程中提供查询、打印等操作。
（三）、请示签报
签批报告是常用的一种工作流程，可以说是公文流程的一种形式，它的功能点同收发文流程相似，只是节点更加概括、抽象一些。签报也可以定义各种类型及对应的模版。在实际应用中，如果对数据统计分析要求不高，可以直接用签报功能进行工作请示、工作总结、工作汇报、项目立项申请等内容的签报工作。
金蝶协同办公平台可视化的工作流配置管理是以工作流程为管理主线、以任务阶段为管理节点、以业务事件为管理对象、以业务部门为管理单元、以业务权限为管理范围，采用可视化的技术表现形式，将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的集成整合，实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。
工作流管理系统支持串签、并签、会签等处理模式，可以灵活对既有的流程进行串行和并行流转、会签、主协、协办设置及串行公文和并行公文相互转换等功能；且流转过程中如涉及组织架构、职位变更，公文可按新的组织架构和新职位流转；
（一）、工作流程自定义
采用了基于网络、先进的JAVA技术实现了基于浏览器的流程定义，图形化界面，鼠标轻松拖曳可完成流程自定义功能
金蝶协同办公平台表单应用管理主要完成企业各类申请类、资源类等静态表单从填写到审批到统计的全过程，如申请、费用报销、差旅申请、报告流程、合同审批、采购申请、资产申请、采购申请、用车申请、培训申请、部门用人申请、人员调动申请、员工异动审批、员工转正审批、加班申请、请假申请单等，通过定义表单和切合企业管理实际的应用流程，方便企业领导和各部门相关领导快速统计数据了解情况。
（一）、工作流表单应用设计与管理
1、提供操作简便、直观的表单编辑器，表单设计不需要专业开发语言就可以快速完成。
2、可以将设计和管理表单的权限可下放及管理。
3、可以根据表单的内容进行任意的统计设置，并支持表单报表导出和支持结果转发协同功能。
4、支持数据的模糊查询，以使领导对表单统计中异常的数据可以直接进行查询数据的来源和处理内容。
（二）、工作流表单应用举例
金蝶协同办公平台系统在实施时，金蝶实施顾问和企业一起进行梳理和整理组织单位常用、典型的流程及表单，应用举例如下：
1、费用报销申请审批
应用特点：
2、合同审批：
应用特点：
金蝶协同办公系统知识中心提供了完善的知识管理功能，知识不但可以灵活定义分类结构，根据企业的业态和组织结构进行分类，设定信息访问权限，同时还提供借阅、审核、收藏、评论、评分、转发邮件、转入工作流、个性设定、归档等功能，形成一个管理系统优化的知识链，实现知识的积累与运用。
企业通过知识管理平台，可以将分散于企业外部、员工、各部门的资料进行有效地整理，将企业对外正式发文、会议纪要、领导讲话稿、会议材料、各类专题报告和工作简报、政策法规和规章制度等统一管理，创建一个领导和全体员工都认同的知识共享平台，对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制，促进员工学习交流、构建学习型的组织，形成企业统一而有序的知识库。
通过金蝶协同办公系统互动沟通平台，可解决企业在沟通中不及时、不协同、不互动的情况，构建多方位、多渠道、跨组织、跨地域的沟通模式，让员工与员工、领导与员工、部门与部门、企业与企业之间形成畅通的沟通交流平台，并将重要沟通记录进行保留并转化为知识库，形成企业的重要资产和无形财富；
（一）、消息中心：
提供消息通知平台，可以对消息进行编辑、发送、查询等操作。如图：
（二）、短信平台：
提供手机短信通知平台，可以对短信进行编辑、发送等操作。
（三）、即时通讯：
提供一个实时交流的通信平台，可在上面进行文本交流、语音/视频交流、文件传输等操作；可作为系统的离线通知器, 在不进入协同系统的情况下，及时获取系统内的提示信息。
（四）、电子邮件：
提供基于Web的电子邮件客户端系统，可以集成公司现有的电子邮件系统，支持多域名选择的邮件接收，可以同时接收多个邮件服务器的邮件。
（五）、企业论坛：
企业论坛为员工提供了一个互动沟通的平台；员工可在此讨论工作生活中的各类问题，通过员工的互动交流，有利于集思广益，增强组织单位的凝聚力；可实现多主题讨论系统：根据讨论主题可设置多个论坛区，如公司论坛、部门论坛、工程项目论坛、技术论坛、生活论坛，设置不同的版主对该论坛区的话题进行管理。
（六）、投票调查：
可针对某一主题发起网上调查，对调查结果提供图形化的结果展示，对调查的范围可设定，限定在某一部门、某些人员或子公司，才能查看或参与到投票。
金蝶协同办公系统个人办公平台就像传统的行政办公桌台面，是员工个人工作处理的平台。登录金蝶办公系统后，重要待办事宜、日程安排、最新通知公告、最新发布的文件或规章制度、员工内部讨论话题等信息，将会"以事找人"的方式，主动推送到办公桌面中。办公桌面风格简洁友好，功能方便易用，对个人的工作进行了合理归纳，可以极大方便日常的工作处理。
（一）、个人待办管理：
可浏览和查询个人待办事宜，处理个人日常的工作事务。
（二）、我的日历管理：
系统提供我的日历功能以便制订个人的日程安排。用户可以通过我的日历安排提醒用户待阅公文、会议文件，代办事务等；可以查看、编辑自己每天的工作计划，同时领导可根据权限查看下属的工作日程安排，可以按日、按周、按月查看日程安排，同时可以根据权限查询相应部门和人员的日程；图形化按日、周、月分期显示个人日程和系统待办事宜情况；我的日历，用户可以用来记录工作完成情况，并且可以授权给某些人查看；
（三）、工作日志管理：
员工通过工作日志管理系统，可每天记录工作内容，及时反馈信息与沟通。部门领导可查看本部门员工日志，最高领导可查看所有日志列表，也可按部门查询日志。部门领导可查看下属日志，同级别的工作日志是不可见的（注：个人日志，只有其本人可见）。用户可对自己当天的日志进行修改删除，历史日志内容不能删除；管理人员或部门经理使用日志查询功能，可随时查询指定部门员工的工作日志情况，及时了解员工每天的工作情况。
（四）、工作计划管理：
工作计划按周期可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划和半年计划五种。同时，也可对不同的工作计划事项进行分类管理，如建立专项计划、个人计划、项目计划等；管理人员或部门经理使用计划总结查询功能，可随时查询指定部门员工的工作计划，及时了解员工工作情况。
（五）、工作任务管理：
通过工作任务管理可对单位内部的各种工作任务进行分解、分发、汇报及考核，便于领导层集中管理各种工作任务及进行进度控制，实现对任务进展情况进行及时有效的沟通。办公系统任务查询中所显示的工作任务，包括来源于计划总结以及单个任务分配的内容，都将会集中在我的任务中。
协同办公系统可以实现单位的办公设备、用品；会议室、图书和车辆等资源进行记录和使用管理，并可以支持对组织和多级分权的管理模式。
（一）、车辆管理：
车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，功能包括车辆信息管理、车辆使用管理、车辆费用管理三部分；的基本信息、使用信息、维修信息、违章信息等；个人可进行用车申请，并车辆审核管理中中完成相应的审批处理。车辆管理功能包括：车辆信息维护、油耗登记、车辆费用分摊、维修情况查询及用车情况查询；通过对派车、出车、归车记录可形成车辆使用统计报表、车辆费用统计报表。
1、车辆档信息维护：对于单位内部车辆建立相应的车辆档案，详细记录购买情况，车辆情况。车辆管理人员使用本功能对组织中的所有车辆进行统一管理和维护；如图：
2、车辆使用管理：车辆管理人员使用本功能查询车辆使用情况。可按指定的条件（车牌号、使用人、部门、日期）显示已车辆用车记录，也可显示该车辆的详细信息。可根据车辆使用台帐，很直观显示车辆使用状态（出车和归车状态）。如图：
3、车辆使用报表：主要是对车辆使用过程中的维修费用、保养费用、单位出车明细和出车费用等相关数据进行统计汇总；输出成报表的形式，便于企业对车辆出车及产生费用进行管理。如图：
（二）、办公用品管理：
办公用品管理为行政管理人员提供了办公设备和低值易耗品的库存、部门预算、采购入库、领用借用、损耗、库存盘点等功能；通过办公用品查询功能可以随时查询显示办公用品采购入库、领用、借用和损耗情况；通过办公用品分类统计、办公用品领用统计功能；可以让管理部门随时了解用品的使用情况；以便提高办公用品库存利用率，降低办公用品管理人员的工作强度。
1、办公用品采购入库、领用、借用：部门人员在有办公用品使用需求时，可以提交领用申请，并由办公用品管理人员进行审批。
2、领用情况查询统计：报表管理功能可随时查看用品使用情况，可以按不同部门、个人、类别进行统计分析，让管理部门了解用品的使用情况，以便加强成本控制。如图：
（三）、图书管理：
金蝶协同办公系统提供的图书管理功能可以支持用户进行图书借阅的在线申请、借出登记、归还登记等全自动操作。摆脱了传统的手工管理效率低下，查找烦琐等弊端。方便了单位员工对于各类图书的借阅操作。提高了内部图书的利用率。同时提供的借阅统计、归还登记等功能，可以快速准确的了解各类图书的使用情况，提升资料管理水平
（三）、会议管理：
金蝶协同办公系统提供的会议管理功能可以实现对会议的全过程实现智能化管理，适用于办公室对于会议进行统一组织、管理的所有会议，并可灵活地通过公告栏、即时消息、手机短信等方式进行通知，使会议计划以最快捷的方式传播给与会人员。
系统为各个业务系统提供通用并且统一的组织结构定义和权限配置，可以用多种灵活的配置方式（包括：根据岗位、用户、用户组、角色）定义系统资源的权限，从而满足不同类型组织的需求。支持集团及其多级分支机构树形架构设置，各分支机构可进行区域隔离，对隔离区域用户仅可浏览该组织区域。支持一人多岗的职位任命形式，满足机构业务职务任命需求。系统管理员及其授权用户通过系统控制台对系统各功能参数明细进行设置及其数据备份、恢复机制操作。
支持多级用户组管理，能够根据企业组织架构进行分级管理，也能够按照企业的岗位设置进行分组管理。
对于组织单位内部的员工，可以对其所属部门、直属上级、职务、角色类别、帐号使用状态、界面配色风格等进行配置。
金蝶协同办公系统用户权限控制支持基于业务模块功能的权限控制，以及基于数据访问权限的控制两大类：
（一）、用户安全：
协同软件系统提供用户名和密码验证方式，对用户登陆系统提供身份验证，并且每个用户名及密码具有唯一性。当同一用户名在其他系统登录时，当前界面会有"当前用户已经在其他机器上登录"的提示，并且自动退出系统。
（二）、操作安全
多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源，而且金蝶协同软件支持用户单点登录，即如果相同用户在其他计算机登录时，系统会给当前用户提示，当前用户随即退出，而保持用户的最后一次登录。
系统除了提供对于目标操作对象，如功能菜单、功能点、工作流程与表单等的权限控制外，对每一个操作动作都按部门划分进行权限管理，即用户只在要授权范围内的部门中进行指定操作，最大限度地体现了协同工作的灵活性和安全性，最终解决"管"与"不管"的问题。
同时，金蝶协同软件软件全面支持《电子签名法》，嵌入了具有5级安全措施的电子签名功能，在协同软件系统中小到审核出差、请假等行政事务，大到批准重要决议事项都需要进行电子密钥的再认证。金蝶协同软件的电子密钥技术其加密技术极难破解，黑客很难破译。即便黑客知道了某个操作用户的账号，也无法假冒身份进行任何的签批工作。业内人士认为，要破解类似金蝶协同软件的数字证书密码，靠几百台计算机需要几个月的计算时间。金蝶协同软件电子身份绑定技术的应用，同时杜绝了伪造金蝶协同软件数字认证书的可能。
（三）、数据安全
金蝶协同软件系统采用通用的数据接口访问数据库，采用大型关系数据库和安全加密机制，并且在配置数据库时需要密码支持，该密码与安装数据库时设置的密码保持一致,并且密码不可为空，可确保数据不会被非法用户所获取。
同时，在协同软件系统中设置的用户密码和生成电子密钥时写入数据库的信息都为加密信息，即使是数据库管理人员都无法得到用户的登录密码及密匙信息。
另外，数据集中保护，集中备份，保护系统中的数据安全、有效，不会意外丢失。
（四）、系统安全
1、内外网物理隔离
内网和外网之间采用"WEB堡垒机"方式实现物理隔离，直接暴露在非信任网络中的一个"点"，进行外网信息的中转和异步传输，保证了系统其他工作点不受外部侵扰，提高了系统整体安全性。
2、访问日志记录用户登录情况
详细的访问日志记录了所有系统用户访问系统的登录时间、退出时间，及登录系统的IP地址。
3、系统日志全程记录系统运行情况
金蝶协同软件的系统日志功能为用户记录了详尽的系统运行情况，做到每一步操作都有据可查。系统日志图
（五）网络安全
1、控制IP地址
金蝶协同软件可以设置控制访问系统的IP地址，可以设置允许登录IP和禁止登录IP地址。
2、采用HTTPS技术：
HTTPS是一个安全通信通道，它基于HTTP开发，用于在客户计算机和服务器之间交换信息。它使用安全套接字层(SSL)进行信息交换，简单来说它是HTTP的安全版。金蝶协同软件系统采用HTTPS技术，保证数据传输安全，严格的操作权限检查防止非授权操作或访问。
